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2019.02.21
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法人クレジットカードのデメリット「不正利用」を未然に防ぐには

法人クレジットカードの不正利用を防ぎたいなら

デメリットを減らすなら法人クレジットカードの不正利用対策優先で

法人クレジットカードを使うなら不正利用を防ぐ対策は必ず行っておきましょう。不正利用は法人クレジットカードのデメリットです。不正利用防止の「仕組み」を作ることは、法人クレジットカード導入のデメリットを最小限に抑え、法人クレジットカード導入のメリットを最大限に生かすことに繋がります

法人クレジットカードのメリット

法人クレジットカードのメリットをひと言でいえばビジネスの効率化です。一例をあげますと、会社員に経費を決済するための法人クレジットカードを持たせることで、経費処理の手間を大幅に削減でき、結果として人件費の節約になります。

法人クレジットカードで決済するものの具体例

ガソリン代、ETC代金、出張の旅費、インターネットでの仕入れ。これらは法人クレジットカードで決済を行うことで経理業務の効率化を実現できることが多い経費です。このような具体的な経費が日々の業務で大きな額を占めているのであれば法人クレジットカードの活用を検討するとよいでしょう。

法人クレジットカードのデメリット

法人クレジットカードで決済できるとメリットもありますが、もちろんデメリットもあります。年会費が発生することなど、ある程度は許容するしかないデメリットがあります。それに対して、ある程度コントロールして防ぐことができるデメリットもあります。

法人クレジットカード「不正利用」は、ぜひともきちんとコントロールを行い未然に防いでおきたいデメリットのひとつ。とはいえ、法人クレジットカードの不正利用はさまさまです。それらの原因を知り、防止対策を行い、デメリットを減らし、法人クレジットカード導入のメリットを生かしてビジネスの効率化を図っていきましょう。

法人クレジットカード不正利用とは

不正利用といってもさまざまです。悪意のないものは、経費で落とせないものをうっかりカードで利用してしまったといったもの。しかし、社会人たるもの「うっかり」では済まされません。悪意がないものであっても無罪放免にすることで会社の雰囲気が悪くなることもあるため、再発防止のためにも何らかのペナルティを与えましょう。

始末書を書かせるなど何らかの処分を検討します。そして、始末書の内容をもとに再発防止や再教育の手がかりを得ましょう。そのことにより不正利用のデメリットからもメリットを引き出すことにも繋げることもできるのです。

一方、悪意のあるものも多々存在します。それらの手口は多岐にわたりますので、この後、丁寧にみていきましょう。

悪意ある不正利用の手口から考える対策

不正利用は誰にでも起きうるとして対策を考える

悪意のある不正利用がおきる背景としては、そもそもそのような社員がいること自体にも問題はあるといえます。最大の防止策は、そのような社員を雇わないことといってもよいかもしれません。ですが、そのような傾向を見極めるのは実際問題難しいともいえます。「ほんの出来心」という言葉がこの世に存在するように、人の心には弱い面もあるからです。

そのことを前提として、不正利用ができないような仕組みを考え、法人クレジットカードの取り扱いルールを作った上で法人クレジットカードを導入することが望ましいといえます。

どのような場面で法人クレジットカードの不正利用がおこるのか?

法人クレジットカードの不正利用が起きる原因を細かくみていきましょう。

新しく入った社員による不正利用

新入社員によるガソリン給油を目的とした法人クレジットカードやETCカードといったものは、車を使うような営業担当であれば勤続年数が比較的浅い社員でも利用することがあります。採用時の人物の見極めが甘かったということもあり得ますし、教育が不十分であったともいえます。

このようなケースには、社内教育や社内ルール作りが有効です。教育もルールも対策があるとはいえ万能ではありませんが、法人クレジットカードのメリットを最大限引き出したいなら必要なことですので、後ほど丁寧に見ていきましょう。

社員の退職前に起きる大きな額の不正利用

退職前に大きな額の買い物を行う不正利用のケースが考えられます。私的利用であれば損害を被ったとして業務上横領で訴えることになりますが、未然に防ぐことをまず検討したほうがよいでしょう。

例えば、退職願を受け取るときに、従業員用の追加法人クレジットカードを回収するというものです。ルールを作成するときは退職時に法人クレジットカードを返納するタイミングについても明記しておくとよいでしょう。

上限金額の設定が適切なら防げたケース

決済権のないような額の利用をしてしまったケースが考えられます。限度額はカードごとに設定できますので、一括でいくらと設定するのではなく、法人カードを貸与する社員ごとに限度額を細かく設定していくようにしましょう。限度額の設定で被害を最小にとどめるような工夫が必要でしょう。法人クレジットカードで問題が発覚した場合の責任は法人クレジットカードを渡した側にもあるからです。

メリットを引き出すコツは不正利用の背景がヒント

そもそも私的に使ってしまうという勘違いはどこから来るのか?

法人クレジットカードは代表者を決めて申請し、従業員用として追加カードを発行して携行させるという性質のものです。そのため法人クレジットカードには従業員の名前が入りますので、自分のカードという錯覚をおこさせるのです。

カード会社の方針として法人クレジットカードの追加枚数を限定している場合もありますが、無制限に発行が可能だとしても、あえて枚数を制限するとよいでしょう。

所持する社員を管理職に限定させる

一定の地位がある役職の者に対して発行するという方法があります。管理職であれば接待のための飲食という場面も想定できます。それらを現金払いにすると経費処理の時間と手間とがかかります。不正利用のデメリットを抱えたとしても、経費処理の手間が省けるというメリットがあると判断できるなら、ぜひとも導入を考えましょう。

代表者を決めて貸与する

社員が多い場合は、小グループに分け、グループのマネージャー的な立場の人を決めて貸与するという方法もあります。小グループに分けてそのグループで法人クレジットカードを使用する必要があれば、グループの代表者が決済を行うようにするのです。

業務の内容によって決める

営業職で外回りが多くガソリン給油を頻回に行う必要がある社員にガソリン給油に限って使用が可能な法人クレジットカードを発行するといったものです。または、経理担当者に持たせるという選択肢もあります。インターネットでの消耗品購入に便利だからです。

不正利用を防ぐためには使用目的を具体的に決めることも大事

不正利用といってもさまざまです。一番多いのは経費にできないような私的な物品を法人カードで決済することですが、それを監視するのは一苦労です。監視ではなく管理すると考えましょう。

法人クレジットカードで決済できるものを限定するという方法があります。限定という形で管理をするのです。ガソリンの給油やETCでの高速料金支払いや事務用品をネットで購入するといった場合に限定します。しかしながら、ガソリンの給油は法人クレジットカードでの不正利用が行われやすいのです。

ガソリンを個人の車に入れるときに法人クレジットカードを使いますが、セルフ式のガソリンスタンドでは自分でカードを挿入して決済するため第三者に気づかれにくい傾向があります。

法人クレジットカードの不正利用という罪を犯す方が悪いといえば悪いのですが、罪を犯しやすい状況であることを理解したうえで、ガソリンの給油カードの不正利用が起こりにくい仕組みづくりが求められます。

ガソリンの給油カードは、法人クレジットカードで明細を一元管理できるメリットがあります。社用車を保持しているならぜひとも導入を検討したい法人クレジットカードです。メリットもあるがデメリットもあるなら、デメリットを小さくする工夫をするしかありません。つまり、不正利用を防ぐ対策を行えばよいのです。

会社のお金で個人利用のものを買うことになるので、会社のお金を盗むことに等しいことを理解させるとともに、法人クレジットカードを導入するなら不正利用を防ぐ対策は必ず行っておきましょう。

ガソリン給油での不正利用が多発する背景には、何にどれだけ使ったという記録が残りにくいことも原因の1つとして考えられます。給油の記録だけでなく社用車の走行記録を併せておこなうとよいでしょう。いうのも不正利用を防ぐ効果があります。社用車の燃費はおおよその数字がでますから、それらを元にガソリン給油の量が適切かどうかを推定することができます。

法人クレジットカードの社内ルールはコレを入れる

社内ルール作りは必須だがルールの内容は自社オリジナルでOK

会社の規模により決めるべきルールは変わります。基本的には手間を削減しつつ管理が行き届く適切な方法を取り入れていきましょう。

大原則は「不正をしにくい状況を作ること」です。会社の組織内で上の地位の者が下の者を管理するのは基本ですが、「監視し続ける」ことは大変な労力ですから「監視」ではなく「管理」できる仕組みを工夫していきましょう。

その際は、問題の有無を常にチェックするだけでなく、不正利用をしにくい環境づくりを意識します。必要に応じて、いつでも不正利用の有無の確認が取れる仕組みを作るのです。

不正利用をしにくい環境づくり

法人クレジットカードは、使用者に携帯をさせず、社内での管理を基本とします。必要に応じて貸出をするようにすればよいのです。

使用する前に、事前に申請するようにするのもよいでしょう。法人クレジットカードを導入する前ならば、社内で事前に申請手続きをして現金を預かる、あるいは事後での現金精算といった手間があったかと思います。これに類似した動きとして、法人クレジットカード決済の事前申請を行うのです。

事前申請は一定の金額を超えた場合というルールにしてもよいでしょう。そうすれば幾らかは手間が省けます。事前申請を行わないよりも手間はかかりますが、法人クレジットカードの導入前にあった手間と比べれば格段に簡素化はされて、副産物としてのメリットもあるのです。

不正利用の有無の確認が取れる仕組みづくり

給油のカードは給油した者が自筆でサインをして経理担当者へと手渡しをするといったことだけでも、防げるでしょう。使うときだけ貸し出すという方針もよいでしょう。領収書が揃っていない場合は経費として認めないというやりかたもあります。

法人クレジットカードを個人のものと錯覚させない工夫も試みましょう。普段の会話で「カードを渡す」というのではなく「カードを貸与する」「カードを貸し出す」という表現を用いるのです。法人カードは自分の所有物ではないという意識を持たせるようにしましょう。

不正利用が起きた場合にとるべき行動

何らかのペナルティは必須

法人クレジットカードの不正利用が発覚した場合には、ペナルティを与える必要があります。たとえ深く反省していたとしても何からのペナルティは与えるべきです。きちんとルールを守って法人クレジットカードを使い、会社が望むようなメリットだけを意識して行動している社員への不平不満が顕在化してしまうことを避けるためです。

ペナルティを与えることは、法人クレジットカードの不正利用を行うことが本人にとってのデメリットであることを示すことができ、そのことにより残る社員へ法人クレジットカードの不正利用を抑止する効果としてのメリットもあります。

方法としては主に次の方法があります。

起訴をする

業務上横領として起訴をします。自主的な退職を促したい場合には、起訴という手段は有効です。初犯であればそれほど重い罪として裁かれることはあまりないのですが、会社の立場として起訴をすると、社員が自主的に退職をすることがあります。

起訴をせずに懲戒解雇とする

法律上の手続きは煩雑になりがちです。その手続きを避けるために懲戒解雇とする方法もあります。法人クレジットカードの不正利用を業務上横領として起訴をせず解雇するのです。

減給処分とする

深く反省している場合は起訴をせずに減給処分にすることも検討します。人材の教育にかかるコストを考慮し、苦渋の決断にはなりますが、初犯で、かつ深く反省している場合は、この選択肢もよいでしょう。

無罪放免だけは避ける

これ以外の方法をケースバイケースで考えていくこともよいでしょうが、必ず何らかのペナルティを与えるようにします。何もせずおくと「ルールをきちんと守っている社員」に不満が生まれることにもなりかねないからです。今後の不正利用防止のためにも必ず何らかのペナルティを与えてください。

原因究明と再発防止のための教育

いずれのケースであっても、どのような理由が原因で不正利用が起きたのかを分析して今後に生かします。 始末書と法人クレジットカードの明細を照らし合わせていくのです。その際に事前申請の書類や給油記録などが役に立ちます。

記録をとるということは、デメリットである不正利用を防止するだけでなく不正利用の再発防止策を考案するときにも有効ですから、記録をきちんとつけさせる指導を徹底してきましょう。

仕組みづくりとは別に、不正利用が「業務上横領」という罪であることを教育していくことも大事です。軽い気持ちでの不正利用を起こさせないことを社員全体に広めていきましょう。

社員の中での意識が「不正利用は罪である」ことが深く浸透していけば、ちょっとした出来心的な不正利用は仕組みや教育を行えばある程度防ぐことはできます。

教育の場面で社員からの提案を受け入れることもよいでしょう。一方的な教育だけではなく、実際に使う立場である社員からの意見を聞き、双方向からの工夫を行うのです。法人クレジットカードのメリットを最大限に生かすために、社内全体で再発防止を実践していきましょう。

法人クレジットカードのデメリット「不正利用」を未然に防ぐには

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